Les foires aux questions du groupement de commandes reliure

L’intérêt de l’adhésion au groupement de commandes est de permettre à ses membres d’être dispensés individuellement de la mise en concurrence pour ces prestations, et d’obtenir des tarifs attractifs grâce à l’économie d’échelle liée à la mutualisation et la massification de l’achat.

Intégrer ce groupement permet de simplifier l’exercice de vos missions, et de rationaliser l’achat public, cette démarche s’inscrivant dans une logique de mutualisation.

Enfin, la mutualisation des achats publics est un levier d’optimisation financière. Outre les gains réalisés sur les procédures de passation, le succès des précédents groupements de commandes a permis aux membres de bénéficier d’économies sur les tarifs des différentes prestations proposées.

L’adhésion n'est plus possible pour le groupement 2021-2025. Pour le groupement 2025-2029, l’adhésion est possible jusqu’au 25 septembre 2024.

Dans le cadre d'une fusion entre communes constituant une commune nouvelle, les communes peuvent bénéficier des avantages de ce groupement à partir du moment où l'une des communes a adhéré dans les délais impartis.

Cette machine est strictement interdite pour la reliure des registres de délibérations, d'arrêtés et d'état civil. Passer par un professionnel vous apporte l'assurance du respect et, dans le cadre du groupement de commande, un contrôle de la conformité des prestations rendues.

La circulaire et le décret de 2010 précisent que les actes doivent être reliés et que toutes autres techniques (brochage, collage, serrage…) sont prohibées.

Oui, mais elle n’est pas obligatoire. Si vous optez pour ce type d’impression, il faut prévoir une marge suffisante à droite du verso pour que la reliure soit possible.

Oui, la circulaire NOR/IOC/B/10/32174/C du 14 décembre 2010 préconise de barrer le verso.

La réglementation ne l’impose pas. Cela reste au choix de la collectivité, en prenant compte que l’impression des actes ne doit se faire qu’en noir et blanc.

Dans un objectif de simplification administrative, l’autorité se voit confier la responsabilité de parapher et coter les registres. (CGCT article R. 2121-9). Le paraphe a notamment pour objet d'éviter l'ajout ou la suppression de pages intermédiaires.

Un tampon peut être utilisé pour parapher les feuillets des registres. De par sa définition, le paraphe consiste à apposer un signe distinctif, tel qu'une signature, des initiales et/ou un cachet, sur chacune des pages d'un registre.

La circulaire NOR/IOC/B/10/32174/C du 14 décembre 2010 précise que dans le cas d’un       registre unique (pour les collectivités ayant un faible volume annuel d’actes), « il conviendra de bien indiquer sur la page de titre le contenu de ce registre (dates extrêmes des délibérations, des arrêtés et des actes de publication et de notification) ». La page de titre est donc préconisée. Pour les collectivités faisant relier plusieurs registres par an, cette page porterait la mention du type d’actes et les dates extrêmes des actes contenus dans le registre.

Ces structures ont la possibilité d’appliquer la même procédure que les communes de moins de 1 000 habitants, à savoir la constitution d’un registre unique qui rassemble tous les actes, et la réalisation des opérations de reliure tous les 5 ans au maximum.

La tenue et la reliure des registres papier sont obligatoires même dans le cas d’actes signés électroniquement.

Voir l’article R2121-9 du CGCT modifié par le décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 - art. 5

Les pictogrammes de signature n’ont aucune valeur légale et ne participent pas à la valeur probante du document. Ils permettent seulement au lecteur du document d’avoir un aperçu rapide des signataires effectifs. Les actes sont donc à imprimer et à faire signer par l’autorité.

Il est conseillé comme le stipule l'article R.2121-9 du CGCT modifié par le décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 - art. 5 : la tenue des registres des délibérations peut « être organisée à titre complémentaire sur support numérique ». Cela vous permet d’avoir une collection de consultation.

Le PV de séance doit être signé par le président de l’assemblée délibérante ainsi que par le ou les secrétaires de séance. La feuille de présence n’est pas à faire relier et doit être conservée dans le dossier de séance et être archivé.

Vous devez le préciser dans la table chronologique en créant une ligne en indiquant « Erreur de numérotation – acte inexistant ». Exemple : la collectivité passe de l’acte n°45 au n°47 en omettant donc l’acte n°46. Dans la table, elle créera donc une ligne entre l’acte n°45 et l’acte n°47 sur le même modèle que les précédentes en indiquant « Acte n°46 – Erreur de numérotation – Acte inexistant ».

Toutes les pièces annexes qui accompagnent les actes ne doivent pas être reliées mais conservées dans le dossier de séance de votre assemblée. Ce dossier doit être par la suite archivé.

Il ne faut pas faire un registre uniquement pour les décisions. Celles-ci doivent être insérées entre chaque séance du conseil dans l’ordre chronologique.

Tous les arrêtés d’urbanisme doivent être reliés, même ceux établis par la direction départementale du Territoire.

Il n’est pas nécessaire de faire relier ces actes qui sont des documents éliminables à 5 ans (année échue, avec bordereau d’élimination).

Non, les contrats, comme les autres pièces annexes aux arrêtés, ne doivent pas être reliés. Le plus simple est de les classer dans le dossier individuel de l’agent concerné.

Oui, les arrêtés du personnel établis par le CIG doivent être reliés dans le registre des arrêtés. Ils sont à intégrer, chronologiquement, dans la collection des arrêtés de la collectivité. Le foliotage des feuillets se fera de façon manuscrite.

La circulaire NOR/IOC/B/10/32174/C du 14 décembre 2010 n’impose pas l’établissement de tables à la fin du registre des arrêtés. Nous vous conseillons cependant d’établir au moins une table chronologique et une table alphabétique pour les arrêtés du personnel.

Seuls les procès-verbaux sont à relier. L'authenticité du document est garantie par le paraphe de l'autorité territoriale rapportée sur chaque feuillet. Ces actes revenus du contrôle de légalité doivent être classés dans un dossier de séance.

Oui, la nature de matière de la couvrure reste au choix de la collectivité.

Cela n’est pas interdit réglementairement mais pour des raisons de sécurité, il est préférable que ces deux exemplaires ne soient pas envoyés en atelier au même moment.

Le papier couramment utilisé dans les services est trop acide. Il ne permet donc pas une conservation pérenne dans le temps. Le papier permanent est neutre, avec une réserve alcaline garantissant cette pérennité à vos registres.

Non, la réglementation ne l’impose pas. 

La majorité des fournisseurs ont une offre de papier permanent dans leur catalogue. Il n'est pas obligatoire de passer par un fournisseur spécialisé de produits de conservation.

Le traitement appliqué dans la filière de recyclage ne permet pas en effet de répondre à la norme ISO 9706 du papier permanent. Le papier recyclé ne peut pas être considéré comme un papier de conservation.

Les Archives départementales préconisent l’impression de vos actes sur une imprimante laser noir et blanc. Pour les collectivités dotées d’imprimante à jet d’encre, l’encre à utiliser est celle respectant la norme ISO 77978. La couleur n’est toutefois pas autorisée.

L’usage de la colle et du fer est prohibé. Voir à ce sujet la note d’information du service interministériel des Archives de France n° DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011.