Les fiches pratiques du service archives
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Ces fiches pratiques, réalisées par le service archives, vous présentent les bonnes pratiques en matière d'archivage papier et électronique.
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Les thématiques
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Généralités
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Lors de la dissolution, qui prend en charge les archives de cet établissement dissous ? Qui en assure les coûts de traitement, de stockage ?
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La collectivité qui réalise un dépôt de ses archives en reste propriétaire mais n’en est plus la responsable. Ce qui signifie qu’elle n’assure plus ni la conservation, ni le classement, ni la communication de ses archives.
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L’arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives municipales, stipule dans son article 4, l’obligation faite aux communes de procéder au récolement de leurs archives à chaque élection ou changement de Maire en cours de mandat.
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Conserver ses archives ne signifie pas tout garder. Il est impératif de réaliser des éliminations régulières, selon les réglementations en vigueur, afin de ne pas « perdre » les informations utiles (en matière administrative et historique).
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Comme toutes les personnes morales traitant des données à caractère personnel, les collectivités territoriales, quelle que soit leur taille, sont concernées par Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
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Conserver
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Mon local d’archives est saturé. Que faire de mes archives ?
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Préserver ses archives passe aussi par des locaux assurant de bonnes conditions de conservation.
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Le papier se détériore dans le temps par l’action de facteurs multiples. De simples mesures peuvent être prises pour prévenir les risques.
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Par conservation curative, on entend l'ensemble des actions permettant d’atténuer les effets de la dégradation des documents.
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Le plan d’urgence détaille les réflexions et actions à mener avant et pendant un sinistre. Il fait partie intégrante du plan de sauvegarde du patrimoine.
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Une canalisation a éclaté dans mon local d’archives, le plancher du grenier s’est effondré…telles sont les situations auxquelles peuvent être confrontées, parfois, les archives d’une collectivité. Que faire lorsque ces cas extrêmes surgissent ?
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Communiquer et valoriser
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Tout document des archives publiques a vocation à être communiqué. Aussi, tous ceux qui désirent effectuer des recherches et consulter des documents peuvent en faire la demande.
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Un administré, un chercheur, un généalogiste souhaite consulter les archives de ma collectivité. Quels sont les documents librement communicables ? Sous quelles conditions peut-il accéder à des documents non librement communicables ? Que peut-il reproduire et quelles informations publiques peut-il réutiliser ?
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Comment mettre en valeur les archives de ma collectivité ?
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La numérisation est un acte qui consiste à créer une copie en mode image d’un document physique existant.
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Spécificités des archives électroniques
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Comment les identifier et assurer leur pérennité et leur intégrité dans le temps ?
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Comment conserver ses archives électroniques lorsque l'on ne possède pas de système d’archivage électronique ?
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Un simple clic pour copier dans différents répertoires, dix versions différentes d’un document sans savoir quelle est la version finale, tel est l’état actuel de la plupart des serveurs. Cette fiche se veut un guide sommaire des bonnes pratiques de l’organisation de l’information électronique.
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Le système idéal pour conserver ses archives électroniques : intégrité, pérennité, authenticité, traçabilité et sécurité sont assurées.
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Quels sont les documents que l’on peut signer électroniquement ? Comment peut-on obtenir cette signature et quelle est sa valeur ?
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