Les essentiels du RGPD

Chaque mois, un service d’une collectivité est à l’honneur dans nos fiches pratiques « Les Essentiels RGPD ». Un seul objectif : vous présenter les bonnes pratiques sur la protection des données. 

Les thématiques

Les ressources humaines

Dans le cadre des recrutements, les candidats fournissent une grande quantité de données personnelles, dont des données qui peuvent être sensibles. Pour savoir ce que vous pouvez collecter et traiter, on vous explique !

Cette fiche est particulière car chaque partie qui compose le dossier individuel d’un agent pourrait faire l’objet d’une fiche individuelle. Toutefois, au regard de l’importance des données qui y sont collectées, nous vous proposons d’aborder la constitution et la gestion du dossier individuel des agents pour vous transmettre dès à présent les bonnes pratiques, sans pour autant aborder de manière exhaustive l’intégralité des éléments le composant.

Les affaires générales

L’une des missions principales de la mairie consiste à tenir les registres d’état civil, délivrer les actes, recevoir les déclarations de naissance et les reconnaissances d’enfant, célébrer les mariages et dresser les actes de décès. À ce titre, la mairie collecte un grand nombre de données personnelles, qu’elle peut parfois, sous condition diffuser sur son bulletin municipal ou d’autres moyens de communication.

La mairie est en charge de la constitution et de la tenue à jour des listes électorales puisque c’est auprès des services municipaux que les administrés font leur demande d’inscription. La mairie est également en charge de statuer sur les radiations. Une fois constituées, les listes peuvent être utilisées dans le cadre de communications municipales ou être transmises à des tiers sous conditions : on vous explique !

Le recensement de la population est obligatoire dans chaque collectivité en France. Ce recensement a lieu tous les 5 ans pour les communes de moins de 10 000 habitants. Pour les communes de plus de 10 000 habitants, le recensement a lieu tous les ans mais tous les habitants ne sont pas interrogés la même année, il est procédé à un échantillonnage de 8 % des adresses.

A partir de son 16e anniversaire, tout français a l’obligation de se déclarer en mairie afin d’obtenir une attestation de recensement. Ce document est demandé lors de l’inscription à un examen avant 18 ans et permet de recevoir sa convocation à la journée défense et citoyenneté. Cela permet aussi de s’inscrire sur les listes électorales de la mairie où le jeune s’est déclaré. Cette démarche peut être réalisée par le jeune directement ou bien par l’un de ses représentants légaux.

La communication

Pratique de plus en plus répandue au sein des collectivités, la diffusion d’une lettre d’information (ou newsletter) passe nécessairement par l’utilisation de données personnelles et doit donc, en conséquence, se conformer au RGPD.

Outil de communication par excellence, le bulletin municipal peut être lu par de nombreuses personnes, ainsi il est important d’observer une vigilance sur la publication des données personnelles.

Vitrine numérique de la collectivité, le site internet est de plus en plus utilisé par les administrés pour réaliser leurs démarches. Soyez attentifs aux données personnelles que vous y publiées et aux mesures de sécurité à mettre en place.

La petite enfance

Inscrire un enfant en crèche nécessite de collecter un grand nombre de données personnelles. L’objectif de cette fiche thématique est d’établir un guide des bonnes pratiques afin de ne pas être trop gourmand sur la collecte

Chaque matin et chaque soir, un échange d’informations est effectué entre la famille et les professionnels de la crèche : ce sont les transmissions. Lorsque les familles déposent l’enfant, elles indiquent aux professionnels toutes informations jugées nécessaires afin d’assurer une continuité dans la prise en charge de l’enfant. Ces données sont notées par écrit afin que l’ensemble des professionnels de la crèche puisse en prendre connaissance.

Le scolaire

Bien qu’on parle d’inscription scolaire, le rôle de la mairie correspond plutôt à celui de la préinscription scolaire. Dans les textes, il est précisé que le Maire délivre le certificat de scolarité attestant que l’enfant puisse être inscrit sur une école du territoire communal.

Le principe est celui d’inscrire son enfant dans l’école la plus proche de son domicile. Par dérogation, il est possible d’inscrire son enfant dans une autre école, toutefois, cette inscription est soumise à autorisation et doit être justifiée.

Si le principe est celui d’inscrire les enfants dans un établissement d’enseignement public ou privé, il est possible, par dérogation, d’instruire les enfants à domicile. Cette instruction en famille doit avoir été autorisée au préalable par l’autorité de l’État compétente en matière d’Éducation et est ensuite contrôlée par la mairie.

Le périscolaire

Plusieurs activités peuvent être proposées par la collectivité sur le temps périscolaire : cantine, garderie, étude… Lors de l’inscription, de nombreuses données sont collectées, parfois de manière excessive afin d’anticiper les incidents. Cependant la plupart de ces données sont souvent collectées « au cas où » et non par nécessité.

Si les déclarations d’accident survenu sur le temps scolaire sont encadrées par une circulaire du ministère de l’Éducation nationale, aucun texte législatif ou réglementaire n’impose aux collectivités de faire des déclarations pour les accidents survenus sur le temps périscolaire ou extrascolaire.

L'action sociale

Pour ce type d’aides, les CCAS participent à la constitution administrative des demandes sans décider de leur attribution : ils assurent un rôle d’accueil et de renseignement auprès des demandeurs, d’aide au remplissage du dossier, de validation des pièces justificatives et de transmission à un autre organisme qui décidera de l’attribution.

Parmi leurs multiples missions, les CCAS animent une action générale de prévention et de développement social sur le territoire communal. À ce titre, ils peuvent attribuer aux personnes se trouvant en difficulté des aides alimentaires ou financières, exceptionnelles ou récurrentes. Pour ce faire, plusieurs éléments doivent être apportés par les demandeurs afin que les membres du Conseil d’Administration se prononcent sur ces attributions.

Depuis la généralisation des températures caniculaires, les mairies ont l’obligation de constituer des registres de personnes vulnérables. Les administrés volontaires peuvent s’y inscrire et ainsi être contactés par la mairie lors des fortes chaleurs pour qu’elle s’assure que les personnes vont bien et leur apporter de l’aide ou des conseils. Bien que le fait d’avoir un registre canicule est obligatoire, le fait de s’y inscrire est un acte totalement facultatif qui doit être à l’initiative des administrés demandeurs.

Au titre de leur mission de mise à disposition de prestations à l’attention des seniors, les mairies/CCAS peuvent proposer aux administrés de plus d’un certain âge de bénéficier d’un service de portage de repas à domicile. Le senior qui souhaite se voir porter un ou plusieurs repas dans la semaine conclu un contrat avec la collectivité qui organise ensuite la livraison des repas, soit avec l’aide d’un prestataire, soit avec ses propres services de restauration. Cette prestation entraine la collecte et la gestion de données personnelles, y compris, parfois, de données de santé.

Pour célébrer les fêtes de fin d’année, la mairie peut proposer à tous ses administrés à partir d’un certain âge de fêter Noël en participant à un repas, une activité ou en bénéficiant d’un colis de Noël (et parfois les trois à la fois). Pour ce faire, de nombreuses données doivent être collectées pour organiser le repas et/ou l’activité et/ou la distribution du colis.

La police municipale

Ces dernières années, de nombreux dispositifs de vidéoprotection ont été mis en place sur le territoire français. Ce domaine évolue très vite, autant sur le plan technique que juridique.

Depuis la loi n° 2018-697 du 3 août 2018, les agents de police municipale peuvent être équipés de caméras individuelles. Ce dispositif n’a pas pour but de surveiller l’espace public comme la vidéoprotection mais de proposer un outil pour assurer la sécurité des agents.

Ce dispositif permet aux administrés de demander à ce que leur habitation soit surveillée lors d’absences plus ou moins longues. Les inscriptions peuvent être réalisées auprès de la Police Municipale. Lors de leurs patrouilles, les agents seront plus vigilants aux abords des habitations inscrites au dispositif, afin de s’assurer qu’elles n’ont pas été cambriolées en l’absence de leurs habitants et de signaler toute anomalie.

Il n’est pas rare de trouver des objets perdus sur la voie publique. Que faire lorsque cela arrive ? Il revient au maire, par un arrêté, de définir les modalités de réception, de conservation, de gestion et de restitution des objets trouvés sur son territoire. Dans cette fiche nous vous présentons la marche à suivre en matière de gestion des objets trouvés afin d’allier protection des données personnelles et dispositions locales relatives aux objets trouvés.

Au titre de ses pouvoirs de police, le maire doit délivrer des permis de détention de chiens considérés comme catégorisés. Cette procédure vise à prévenir les troubles liés aux animaux catégorisés. Ce permis est délivré par la mairie de la commune de résidence du détenteur du chien catégorisé.

Les services techniques

Bien que la gestion des accès entraîne une collecte et un traitement de données personnelles, c’est surtout car elle permet de protéger les données que nous avons choisi d’en faire une fiche ! En effet, en limitant l’accès à un bureau, on protège les données qui y sont contenues. Pour restreindre et contrôler les accès, chaque collectivité dispose de plusieurs solutions : on vous en dit plus !

Lorsqu’une collectivité met à disposition de ses agents des véhicules, plusieurs traitements de données vont être effectués. En effet, que ce soit lors de l’attribution d’un véhicule de fonction, le prêt d’un véhicule de service, le suivi du kilométrage ou encore la réception d’une contravention, un grand nombre de données personnelles va être collecté, auxquelles plusieurs obligations s’attachent. On vous fait un rappel !

A vous de jouer !

Le service Gouvernance et Protection des données vous propose son cahier de vacances, afin d’emporter un peu de RGPD cet été (et pour vous prouver que l’on peut faire du RGPD de manière ludique).

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