Les archives en pratique

Les archives sont "l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité." 

Code du patrimoine, article L211-1

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives, elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur (Art. L212-6 du Code du Patrimoine). La bonne conservation des archives constitue une dépense obligatoire des finances communales (Art. L2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

Le maire est pénalement responsable des archives de sa commune, et encourt des sanctions en cas de manquement à ses obligations (Art. L214 du Code du Patrimoine). Le traitement des archives ne doit pas être confié à des bénévoles ou à des agents non qualifiés.

Les archives publiques sont accessibles à toute personne justifiant de son identité, à tout conseiller municipal (dans les limites de ses attributions),  à tout service producteur, en respect des délais de communication, fixés par la loi.

Pour connaître ces délais, consulter le site France Archives. Vous pouvez également consulter les sites de la CNIL et de la CADA.

Les consultations doivent être surveillées, les documents ne doivent en aucun cas quitter le bâtiment public dans lequel ils sont conservés. Les pertes de documents sont fortement dommageables.