Les archives
L'archivage, mieux que classer... valoriser
Sommaire
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Le service archives, votre allié pour la gestion de vos documents papiers et de vos données
Pour répondre à vos besoins, le CIG Grande Couronne met à votre disposition une équipe d’archivistes depuis 1985. Ces agents expérimentés, à l’écoute de vos questionnements, se déplacent dans vos locaux, pour vous garantir des interventions de qualité, ainsi que des solutions pertinentes et adaptées.
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Présentation du service archives
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Le service en chiffres
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17
Archivistes à votre écoute
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285
collectivités demandeuses en 2023
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2003
Une certification ISO 9001 depuis 2003
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Découvrez nos missions
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Le traitement des archives papier (tri, classement, indexation)
Vous ne savez pas distinguer les documents à conserver de ceux à éliminer ? Nous prenons en charge l’intégralité de vos fonds afin d’en faire un tri exhaustif, rédiger des instruments pour faciliter vos recherches et limiter la saturation de vos locaux.
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La réorganisation du circuit de l’information électronique et papier
La mise en place d’un circuit de l’information normalisé (arborescences, tableaux de gestion mixtes) permet un premier classement de vos données papier et électroniques. Il vise à homogénéiser les pratiques au sein de vos services.
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La sensibilisation et la formation de vos agents
Nous vous proposons des sessions de formation et de sensibilisation aux bonnes pratiques : préparation des versements d'archives, présentation des instruments de recherche. A l'issue de ces actions, vos agents gagneront en autonomie.
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Le remplacement de votre archiviste et/ou l'aide au recrutement
Le poste d’archiviste communal est vacant ? Nous assurons l’intérim pour répondre aux besoins des services et des administrés tout en vous accompagnant pour le choix d’un nouvel agent.
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Le renfort de votre service d’archives constitué
Votre service d’archives constitué doit faire face à un accroissement des tâches ? Nous vous apportons une réponse personnalisée.
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Les conseils en matière de conservation (locaux, fournitures)
Vos locaux sont saturés, vous ne savez pas quelles fournitures utiliser ? Nous vous accompagnons pour la création ou l’aménagement de vos locaux (normes de conservation des archives, rayonnages…) et dans la gestion des fournitures (choix des chemises ou des boîtes d’archives…).
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Le récolement
Vous venez d’être élu ? Nous procédons au récolement règlementaire des archives. Ce récolement post électoral est obligatoire lors de la passation de pouvoir entre l’ancienne et la nouvelle équipe municipale (même si le maire est réélu).
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La dissolution d’Etablissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI)
Vous êtes à la tête d’un EPCI sur le point d’être dissous ou qui va récupérer les compétences d’autres EPCI ? Nous vous donnons la marche à suivre pour réaliser le transfert des archives concernées en toute sécurité.
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La valorisation patrimoniale
Vous souhaitez valoriser vos archives ? Nous vous proposons plusieurs possibilités :
- Expositions (recherches et textes) sur des thématiques qui vous sont chères,
- Articles dans le bulletin municipal,
- Pastilles sur votre site Internet,
- Interventions auprès des publics scolaires ou séniors (recueil de mémoires orales).
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Pourquoi faire appel à nous ?
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Gain de place dans les locaux, optimisation de l’espace serveur
Disposez de 40 % d’espace gagné dans vos locaux et sur vos serveurs après classement.
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Gain de temps dans les recherches
Accédez rapidement à vos dossiers grâce au référencement de vos archives (cotation).
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Efficacité administrative
Améliorez le fonctionnement de vos services en ne gardant que les dossiers utiles.
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Fiabilité des réponses apportées
Retrouvez le « bon » document grâce à nos livrables : inventaires et index.
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Respect des obligations légales
Vos archives sont classées puis éliminées en respectant leur durée d’utilité administrative préconisée par les circulaires ministérielles. Comme la loi le prévoit, la liste des documents à détruire (éliminations) est envoyée aux Archives départementales pour approbation. Le récolement réglementaire, prévu après chaque élection municipale, permet un état des lieux exhaustif de vos archives et prévient tout risque contentieux.
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Valorisation du patrimoine et communication des documents facilitée
Le classement rigoureux de vos archives vous permet de retrouver facilement les documents recherchés en vue de la préparation d’événements culturels (conférences, expositions, etc.) ou afin de répondre aux demandes de consultation de vos administrés.
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Maîtrise du risque contentieux
Justifiez rapidement de vos droits ou de ceux de vos administrés grâce au classement de vos archives.
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Comment faire appel à nous ?
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La boîte à outils
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Qu’est-ce que les archives ?
Pourquoi conserver ?
Qui est propriétaire des archives ?
Qui est responsable des archives ?
Qui peut consulter les archives ?
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Ces fiches vous présentent les bonnes pratiques en matière d'archivage papier et électronique.
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