Fiches pratiques Archives
Ces fiches pratiques, réalisées par le service Archives, vous présentent les bonnes pratiques en matière d'archivage papier et électronique. Retrouvez ci-dessous « Les Fiches pratiques Archives » classés par thématique
Les thématiques
- Les archives des EPCI et syndicats mixtes dissous
Lors de la dissolution, qui prend en charge les archives de cet établissement dissous ? Qui en assure les coûts de traitement, de stockage ? (lire la suite) - Le dépôt aux Archives départementales
La collectivité qui réalise un dépôt de ses archives en reste propriétaire mais n’en est plus la responsable. Ce qui signifie qu’elle n’assure plus ni la conservation, ni le classement, ni la communication de ses archives. (lire la suite) - Le récolement des archives dans le cadre d’une élection municipale
L’arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives municipales, stipule dans son article 4, l’obligation faite aux communes de procéder au récolement de leurs archives à chaque élection ou changement de Maire en cours de mandat. (lire la suite) - L’élimination des archives : pour une optimisation de l’espace
Conserver ses archives ne signifie pas tout garder. Il est impératif de réaliser des éliminations régulières, selon les réglementations en vigueur, afin de ne pas « perdre » les informations utiles (en matière administrative et historique). (lire la suite) - Le RGPD et les archives publiques
Comme toutes les personnes morales traitant des données à caractère personnel, les collectivités territoriales, quelle que soit leur taille, sont concernées par Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). (lire la suite)
- Externaliser vos archives : une solution aux difficultés de stockage
Mon local d’archives est saturé. Que faire de mes archives ? (lire la suite) - Conserver dans des locaux d’archives
Préserver ses archives passe aussi par des locaux assurant de bonnes conditions de conservation. (lire la suite) - Conserver en préventif : comment éviter la détérioration ou la perte de votre patrimoine documentaire ?
Le papier se détériore dans le temps par l’action de facteurs multiples. De simples mesures peuvent être prises pour prévenir les risques. (lire la suite) - Conserver en curatif : les gestes à adopter
Par conservation curative, on entend l'ensemble des actions permettant d’atténuer les effets de la dégradation des documents. (lire la suite) - Élaborer un plan d’urgence
Le plan d’urgence détaille les réflexions et actions à mener avant et pendant un sinistre. Il fait partie intégrante du plan de sauvegarde du patrimoine. (lire la suite) - Les conduites à adopter en cas de sinistres
Une canalisation a éclaté dans mon local d’archives, le plancher du grenier s’est effondré…telles sont les situations auxquelles peuvent être confrontées, parfois, les archives d’une collectivité. Que faire lorsque ces cas extrêmes surgissent ? (lire la suite)
- Accueillir du public
Tout document des archives publiques a vocation à être communiqué. Aussi, tous ceux qui désirent effectuer des recherches et consulter des documents peuvent en faire la demande. (lire la suite) - Répondre à la demande de consultation des archives publiques
Un administré, un chercheur, un généalogiste souhaite consulter les archives de ma collectivité. Quels sont les documents librement communicables ? Sous quelles conditions peut-il accéder à des documents non librement communicables ? Que peut-il reproduire et quelles informations publiques peut-il réutiliser ? (lire la suite) - Valoriser vos archives : sensibilisation à l’histoire locale
Comment mettre en valeur les archives de ma collectivité ? (lire la suite) - Numériser à des fins patrimoniales
La numérisation est un acte qui consiste à créer une copie en mode image d’un document physique existant. (lire la suite)
- Avant-propos sur les archives électroniques
Comment les identifier et assurer leur pérennité et leur intégrité dans le temps ? (lire la suite) - Conserver des documents électroniques sans Système d’Archivage Électronique (SAE)
Comment conserver ses archives électroniques lorsque l'on ne possède pas de système d’archivage électronique ? (lire la suite) - Organiser l'information numérique
Un simple clic pour copier dans différents répertoires, dix versions différentes d’un document sans savoir quelle est la version finale, tel est l’état actuel de la plupart des serveurs. Cette fiche se veut un guide sommaire des bonnes pratiques de l’organisation de l’information électronique. (lire la suite) - Conserver des documents dans un Système d’Archivage Électronique (SAE)
Le système idéal pour conserver ses archives électroniques : intégrité, pérennité, authenticité, traçabilité et sécurité sont assurées. (lire la suite) - Signer numériquement
Quels sont les documents que l’on peut signer électroniquement ? Comment peut-on obtenir cette signature et quelle est sa valeur ? (lire la suite)