La dématérialisation du dossier RH

La dématérialisation : qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un procédé par lequel un document au format papier est remplacé par un format numérique. Pour ce faire, il existe deux options :

• Le document est directement créé au format numérique (via un logiciel par exemple)
• Le document est créé sous format papier, mais il est ensuite numérisé en respectant des conditions spécifiques pour garantir sa reproduction à l’identique et permettre au format numérique d’avoir la même valeur que l’original papier

Le simple fait de scanner le document avec un photocopieur ne suffit pas : un logiciel spécifique doit être utilisé pour assurer l’intégrité, la traçabilité et la pérennité du document. Ce n’est qu’à l’issue de cette procédure que le document numérique aura valeur d’original et que le document papier devra être détruit.

Ainsi, il est possible de créer directement des documents du dossier de l’agent sous format numérique (arrêté signé électroniquement par exemple), ou de les numériser en respectant un procédé assurant leur fiabilité.

Les enjeux de la dématérialisation

Le dossier peut être géré sur support électronique intégralement ou en partie seulement. Les modalités de dématérialisation doivent être définies dans un arrêté ou une décision de l’autorité administrative ou territoriale, après avis du comité social compétent, et prendre en compte un certain nombre d’enjeux.

Unicité du dossier RH

Lorsque le dossier existe intégralement dans un unique format, qu’il soit papier ou numérique, l’obligation d’unicité est plutôt simple à respecter. Cela se complique lorsque la gestion est hybride, car il existe un risque de démultiplication des documents et des formats. C’est à la structure de choisir, pour chaque type de document composant le dossier, s’il doit être papier ou numérique, et s’assurer ensuite du respect de cette décision.

En cas de gestion hybride, les services RH doivent également être vigilants à ce que chaque pièce soit enregistrée, numérotée et classée sans discontinuité, malgré l’existence de formats différents.

Signature des documents

Certains documents de la carrière de l’agent nécessitent sa signature (arrêtés, contrat de travail). Pour que le document soit nativement numérique, celle-ci doit être électronique et respecter plusieurs caractéristiques afin d’obtenir la même valeur qu’une signature manuscrite et permettre de garantir l’intégrité du document et l’authentification de son auteur.

En fonction du type de document, un certain niveau de signature peut être exigé, conformément au règlement européen eIDAS. Pour les documents relatifs au dossier RH de l’agent, c’est a minima le niveau 2 qui est requis, à savoir la signature électronique avancée qui nécessite une clé privée accessible uniquement à l’agent signataire (par exemple, un code validant la signature, reçu sur le téléphone personnel de l’agent).

En vertu du principe de liberté contractuelle, la signature électronique de son contrat de travail ne peut pas être imposée à l’agent, qui doit avoir la possibilité de signer manuscritement. Dans ce cas, si le document concerné doit être dématérialisé, c’est au service RH de procéder à sa numérisation dans les conditions précitées avant de procéder à la destruction du document papier.

Sécurité et pérennité des données

Parmi les prérequis indispensables à la dématérialisation du dossier individuel de l’agent, la structure doit mettre en œuvre des mesures de sécurité suffisantes pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données afin d’assurer la protection des données des agents et la continuité de l’activité du service RH. Cette obligation concerne les mesures techniques et opérationnelles du logiciel et/ou du système d’information utilisé pour générer, transmettre et stocker les données, mais aussi la gestion des accès. En effet, les textes (Article R137-12 du code général de la fonction publique) prévoient que l’autorité doit délivrer des habilitations indiquant les types de documents auxquels chaque gestionnaire peut accéder, ainsi que les opérations qu’il est autorisé à réaliser.

Le sujet de la conservation de ces données doit également être anticipé. Un système d’archivage électronique doit être utilisé pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de ces données, ainsi que la traçabilité des opérations effectuées (notamment en cas de consultation) sur des durées importantes (la plupart des documents composant le dossier individuel doivent être conservés jusqu’au 80 ans de l’agent).

Accès au dossier

Chaque agent dispose du droit de consulter son dossier individuel. Lorsque ce dernier est dématérialisé, le service RH doit afficher les documents numériques sur un écran pour que l’agent puisse procéder à leur consultation (Article R137-15 du code général de la fonction publique).

Lorsqu’il souhaite en obtenir une copie, celle-ci peut être réalisée au format numérique ou au format papier, selon la demande de l’agent. Bien que les textes (Article R 137-16 du code général de la fonction publique) prévoient la transmission « à l’adresse électronique professionnelle nominative » du demandeur, la règlementation en vigueur relative à la protection des données impose d’appliquer des mesures de sécurité supérieures à celles d’une boîte mail. Il est préférable d’utiliser une solution de transfert sécurisé. Par ailleurs, le choix d’utiliser une adresse professionnelle ou une adresse personnelle doit être laissé à l’agent (sous réserve de vérifier que la demande et la fourniture d’une adresse mail personnelle émanent bien de l’agent – attention aux usurpations d’identité). 

Les limites de la dématérialisation

Il existe certaines limites à la dématérialisation complète et intégrale de la gestion du dossier individuel de l’agent sur support électronique.

L’opposition de l’agent

De la même manière que l’agent peut refuser la signature électronique, il peut refuser la dématérialisation de certaines étapes de la gestion de son dossier individuel. C’est notamment le cas de la dématérialisation de la transmission des bulletins de salaire. Le code du travail (Articles L3242-3 et R3243-7) prévoit que la transmission est réalisée au format numérique, sauf opposition de l’agent dans un délai d’un mois avant l’émission du premier bulletin. Dans ce cas, le document devra être transmis au format papier, de manière sécurisée.

La transmission du dossier

Lorsque l’agent quitte la structure, son dossier doit le suivre. Si la structure d’accueil ne dispose pas d’une gestion dématérialisée des dossiers individuels, celui de l’agent doit être rematérialisé au format papier et lui être transmis, avant d’être détruit suivant les modalités définies dans la décision relative à la gestion des dossiers individuels sur support électronique.